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もしかすると「迷惑」に認定されて?

毎日、いろいろなサイト(留学情報関係)を通じて「オーストラリア留学」に関わるお問い合わせのメールを頂きます。
私は基本的にメールで「留学カウンセリング」の連絡をさせて頂く事にしています。
お問い合わせを頂く際には電話番号(携帯)を聞かせて頂いてはいますけど、お仕事中だったり予期しない時に電話が掛って来ると「迷惑」に思われるのも嫌ですので、時間の余裕のある時に伝えたい事を見て頂ける「メール」で対応させて頂く事にしています。

お問い合わせを頂いた直後に返信をする文章には頭を悩ませたりします。
いろいろと聞きたい事や相談事をみっちりと書いてくれる人や何も書かずに連絡先だけを送って来られてくる方まで様々です。いくつか具体的な希望などがお問い合わせフォームに記載されていれば、ある程度話の流れや希望に合わせた返事の書き方もありますが、何も書いて頂いていない場合「どんなお返事をすればいいのか?」と頭を悩ませたりします。

最初のお返事の印象によって学生の方が「どのエージェントを選ぼうか?」と言う基準になりますので、「好印象」を貰えるようにと一生懸命にいろいろなアドバイスや情報(学校や地域の紹介文や関連リンク集、良くある質問集などを集めたWebページ)を垂れ流して情報過多になる傾向があります。
でも、それをやっていて気がついた事は・・・、「一回目の返事だけでその後が続かない」って事だったんです。
確かに「いろいろ詳しい情報を教えて下さいましてありがとうございます…」と言った書き出しでお返事を貰う事もありますが、その先に発展する話題が極端に少なくなってしまうって事だったんです。
相手(学生)に多大な情報を提供して「物知り」っぽさをアピールし過ぎた為に、その先の質問は「紹介した関連Websiteを見てね!」って言う感じで学生を「突き放して」しまっている結果になっているのだと思います。
もちろん、個々の質問に対しての「意見」や「アドバイス」としての回答は重要ですが、初期段階で必要ではない情報を提供する必要まではないかも?と言うのが私の意見です。その他の情報は、その都度必要に応じて提供するのでいいのではないか??と考えています。

私の場合、最初にお問い合わせを頂いた方に対してテンプレートでお送りしている文章があります。
とにかく「留学カウンセリング」は学生とカウンセラーとの「キャッチボール」が重要だと信じていますので、どちら側からの一方通行ではない関係を作るのが最初って思っています。なので、初回の返事としてはとても高飛車な文章に思われるかもしれませんが敢えてお送りしているテンプレートの文章です。

私が対応させて頂く留学希望者の方には必ず目を通して頂いて、納得して頂いて留学カウンセリングを行うと言う意味でお送りしています。この文章を読んで「いきなり説教かよ?」とか「聞きたい事だけ教えてくれればいいのに」とか「面倒臭そうなところだ」と思う方もいるかもしれませんが、それはそれで仕方ない事。そう思われる方は「他所へ行ってください」って遠まわしに言ってしまっています。

■■■■■■■■テンプレート文章(一部)■■■■■■
(最初の挨拶のあと)
弊社では、学生さんご自身が「納得」して学校選びができるように留学カウンセリング(面談、電話やメールなど)を通じて「無料」で留学をお手伝いします。留学期間が短くても長くても「本気」で留学をしたい人だけに精一杯のサポートをさせて頂いています。
責任を持って留学カウンセリングをさせて頂くために学生さんとの「対話」を重視させて頂いています。「対話」ができない人(一方的な質問しかできない人や聞くだけ聞いて終わりの方)のサポートは予めお断りさせて頂いています。また、「全部任せっきりで留学したい」とか「ご自身で考えられない」方の場合は、他の留学エージェントをご利用頂くのをお薦めします。
「きちんとしたコミュニケーションができる方」、「目的意識のある方」、「納得のいくまで相談したい方」、「信頼して頂ける方」からのご利用を願っております。・・・(その後、学生の質問事項などに答える)
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■

このテンプレートを追加してから、何となくですが学生さんからの質問や相談が「具体的」で「積極的」な内容が多くなってきたような気がします。数多くのエージェントの中から「わざわざ選んでくれたんだな」って言う気持も強くなった気もします。学生を選ぶようで高飛車な印象を与えるのですが、きちんと理解して下さった学生さんも居る。と言う事は明るい展望かと思っています。

お問い合わせメールに回答して、どれだけの返事があるのか?と言うと、実際のところはそれ程多くの返事はありません。(確かに面倒臭そうな留学エージェントですものね?)でも、信頼してお付き合いができる学生の数は増えたと信じています。

今日、試しにこのテンプレートを記載した問い合わせ学生向けに作成した返信メールを、自分自身のYahooメールアカウントに送ってみたところ・・・Yahooのメールボックスの「迷惑メール」に勝手に振り分けられていました。(?_?)
学生に「迷惑」と思われる前に、Yahooが勝手に「迷惑」認定しているのかよ?!
もしかして、これまで送ったメッセージも迷惑メールに???

どうすればいいものか・・・困った話です。
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theme : オーストラリア
genre : 海外情報

comment

Secret

ははは、迷惑メールに振り分けられるなんて(笑)でも、なんででしょうね。
大西さんはの「優しさの中の厳しさ」、私いいと思いますよ。真剣に向き合ってくれる学生さんのお世話を真剣にしようとう気持ちが伝わってきます。
昔はこんな親切なカウンセラーなんてほとんどいなかったから、自分で四苦八苦しながら留学準備していたのが笑い話のように思い出せます(^^;)

<るぱんさん

なんででしょうかね?未だに謎なんです。
と言うか、これまでレスポンスが無かった人はもしかして「迷惑メール」に行っているのを気づかなくて?って思ったくらいなんですよ。

私自身の経験も含めてですけど、昔は留学カウンセラーなんていなかったですものね。同じく四苦八苦して留学手続きを自分でやっていました。
今は便利になってしまいましたね。

るぱんさんの留学生時代の姿を久しぶりに思い出しました。
「真っ赤なぁ~スカァ~フ~♪♪」(笑)
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